Ja. En röstagent som är kopplad till EasyPractice kan hitta lediga tider och boka en ny tid medan klienten är kvar i telefonen – och, om ni tillåter det, även flytta eller avboka en tid. Den bokar direkt i er kalender i EasyPractice och ser samma tjänster och lediga tider som er onlinebokning visar.
Två begränsningar är bra att känna till från början. Agenten kan bara boka tjänster och kalendrar som ni har gjort tillgängliga i onlinebokningen. Och den flyttar eller avbokar bara en tid för den som ringer från telefonnumret som står på klientkortet.
Nedan går vi igenom hur det fungerar med Threll, som har en färdig integration med EasyPractice. Andra leverantörer kan ha löst det annorlunda.
Det här kan agenten göra i EasyPractice
| Funktion | Vad som händer | Villkor |
|---|---|---|
| Hämta lediga tider | Hittar lediga tider för en tjänst en viss dag – eller den första lediga dagen inom 14 dagar | Tjänsten är öppen för onlinebokning |
| Skapa bokning | Bokar tiden i en kalender som är ledig vid tidpunkten och lägger den på klientkortet | Agenten ska läsa upp detaljerna och få ett ja först |
| Mina bokningar | Läser upp de kommande tiderna för den som ringer, 60 dagar framåt | Numret matchar ett klientkort |
| Omboka min bokning | Flyttar tiden till en ny tid – agenten kontrollerar lediga tider först | Samma nummer som på bokningens klientkort |
| Avboka min bokning | Avbokar tiden i EasyPractice | Samma nummer som på bokningens klientkort |
Ni väljer själva vilka funktioner varje agent får använda. Det kan vara klokt att börja med de två första och låta en medarbetare ta ombokningar och avbokningar tills ni har lyssnat igenom ett par veckors samtal.
Så går en bokning till via telefon
Exempel: en fysioterapiklinik med två adresser och en kalender per adress i EasyPractice.
| Vem | Vad som sägs | Samtidigt i EasyPractice |
|---|---|---|
| Agent | ”Fysio Nord, du pratar med en AI-assistent. Vad kan jag hjälpa dig med?” | – |
| Klient | ”Jag skulle vilja boka ett första besök.” | Agenten känner till klinikens tjänster från onlinebokningen |
| Agent | ”Vi har klinik på Södermalm och på Kungsholmen. Vilken mottagning passar dig bäst?” | Tjänsten kan bokas i två kalendrar |
| Klient | ”Kungsholmen. Gärna på måndag.” | – |
| Agent | ”På måndag har jag halv nio, tio eller kvart över tre på Kungsholmen.” | Hämtar lediga tider i kalendern för Kungsholmen |
| Klient | ”Kvart över tre.” | – |
| Agent | ”Vad heter du i för- och efternamn? Och ska jag använda numret du ringer från?” | – |
| Agent | ”Då har jag ett första besök på måndag klockan 15.15 på Kungsholmen för Anna Lindqvist. Stämmer det?” | – |
| Klient | ”Ja.” | Kontrollerar att tiden fortfarande är ledig, hittar eller skapar klienten och skapar bokningen |
| Agent | ”Då är du bokad. Vi ses på måndag.” | Bokningen står i kalendern för Kungsholmen |
Tre saker att lägga märke till. Agenten erbjuder högst en tid per del av dagen – tidig morgon, förmiddag, eftermiddag och kväll – så att klienten slipper komma ihåg en lång lista. Den erbjuder inte tider som ligger mindre än två timmar framåt. Och den är instruerad att läsa upp alla detaljer och få ett ja innan den bokar.
Det här frågar agenten efter
- Tjänsten. Agenten känner till namn, beskrivning, längd och pris för tjänsterna som är öppna för onlinebokning, så den kan också svara på ”vad kostar ett besök?”.
- Plats eller behandlare, om tjänsten kan bokas i mer än en kalender – om inte klienten säger att det inte spelar någon roll.
- Dag och tid. Har klienten inget önskemål hittar agenten den första lediga dagen inom 14 dagar.
- För- och efternamn. Namnet är det en röstagent oftast hör fel, så be den i skriptet att upprepa namnet.
- Telefonnummer. I första hand numret som samtalet kommer från. Ringer klienten med dolt nummer måste agenten fråga.
- E-post och en kort anteckning kan följa med men krävs inte.
Agenten hittar klienten via telefonnumret. Finns numret redan på ett klientkort hamnar bokningen där; annars skapar agenten en ny klient med namn och nummer. Ringer en befintlig klient från ett annat nummer får ni alltså en dubblett som behöver slås ihop i EasyPractice.
