Kan kunden fortfarande lämna ett vanligt meddelande?

Ja. Vill kunden bara att någon ringer tillbaka tar agenten emot namn, nummer och vad det gäller, och ni får det som en skriftlig sammanfattning. Skillnaden mot en röstbrevlåda är att agenten frågar efter det ni behöver veta, så att ni inte ringer tillbaka utan att veta vad samtalet gäller.

Vad händer med samtal som är akuta?

Ni bestämmer själva vad som räknas som akut och vad agenten ska göra då, till exempel ringa den som har jouren eller skicka ett sms. Allt annat tas emot och väntar till nästa arbetsdag.

Hur snabbt kan vi komma igång?

Själva uppsättningen – nummer, öppettider och vad agenten ska svara på – tar omkring tio minuter, och de flesta är igång samma eftermiddag. Ska agenten kunna mycket om verksamheten, räkna med en halvtimme till.

Blir kunderna irriterade på att prata med en AI?

Det som irriterar är oftast att inte komma fram alls, eller att hänga i en knappvalsmeny. Agenten säger att den är en AI, löser det den kan och kopplar vidare när den inte kan. Lyssna på de första veckornas samtal och justera där det skaver.

Telefonsvarare eller AI-telefonsvarare? Skillnaden och kalkylen

Telefonsvararen spelade in. Kunden lade på och ringde nästa firma.

En vanlig telefonsvarare tar emot ett meddelande – om kunden orkar lämna ett. En AI-telefonsvarare svarar, frågar vad det gäller, bokar eller larmar jouren. Här är skillnaden i praktiken, när den gamla räcker och hur ni räknar på om bytet lönar sig.

AvKjell Rune Monsø3 okt. 20266 min läsning

Rörmokaren ligger under en diskbänk när telefonen ringer klockan 11.30. Det går till telefonsvararen. Kunden hör ett pip, tänker att det här kan vänta, och ringer nästa firma på listan i stället. När rörmokaren lyssnar av röstbrevlådan på eftermiddagen finns det inget meddelande. Bara ett missat samtal från ett okänt nummer.

Telefonsvararen gjorde precis det den ska. Det var bara inte det kunden behövde.

Vad som skiljer dem åt

En vanlig telefonsvarare spelar in. Den kan inte fråga, inte svara och inte bedöma. Allt arbete börjar först när någon lyssnar av meddelandet och ringer tillbaka – om det finns ett meddelande och ett nummer att ringa.

En AI-telefonsvarare svarar i stället med en röstagent som för ett riktigt samtal:

Den frågar vad det gäller. Adress, vad som har hänt, hur bråttom det är. Kunden behöver inte veta vad som är viktigt att säga.
Den svarar på det den kan. Öppettider, priser, om ni tar uppdrag i ett visst område.
Den bedömer hur akut det är enligt era regler. En vattenläcka en lördagskväll ska inte vänta till måndag. Agenten kan larma den som har jouren.
Den bokar. Har ni en kalender kan kunden få en tid direkt i samtalet.
Den sammanfattar. I stället för ett ljudklipp att lyssna av får ni en skriftlig sammanfattning med namn, nummer och ärende.

Skillnaden är inte att den ena är modern och den andra gammal. Skillnaden är att kunden får ett svar medan hen fortfarande är i telefonen.

Räkna på er egen röstbrevlåda först

Innan ni byter något: ta en vecka och räkna. Hur många missade samtal fick ni, och hur många meddelanden lämnades? Många som möter en telefonsvarare lägger på utan att tala in något. Skillnaden mellan de två siffrorna är de kunder ni inte vet att ni har tappat.

Gör sedan en grov kalkyl:

Missade samtal utan meddelande per månad. Från er egen samtalslogg.
Andelen av dem som hade blivit ett uppdrag. Var försiktiga här. Alla samtal är inte nya kunder.
Vad ett uppdrag är värt i genomsnitt. Det ni fakturerar, inte bara marginalen.

Som räkneexempel, inte statistik: säg att ni missar 40 samtal i månaden utan meddelande, att vart tionde hade blivit ett jobb, och att ett jobb i snitt är värt 4 000 kr. Då är det 16 000 kr i månaden som går till någon annan. Jämför det med vad en AI-telefonsvarare kostar för samma volym – hos Threll börjar det på 699 kr i månaden plus 4 kr per minut, och 40 samtal på tre minuter blir 120 minuter. Byt ut siffrorna mot era egna.

När en vanlig telefonsvarare räcker

Det finns verksamheter där det inte lönar sig att byta, och då är det bättre att låta bli.

Ni får få samtal, och alla kan vänta. Om de som ringer är befintliga kunder som gärna lämnar ett meddelande och inte ringer någon annan, gör telefonsvararen jobbet.

Samtalen kräver alltid en människa. Om varje ärende är en lång rådgivning som ingen kan förbereda, vinner ni lite på att någon tar emot det först.

Ni har redan någon som svarar. Har ni en receptionist som hinner med alla samtal under hela öppettiden är det främst kvällar och helger som återstår.

Den sista punkten är för övrigt det vanligaste sättet att börja: låt agenten ta över bara utanför öppettiderna.

När det lönar sig att byta

Det är tydligast i branscher där ett missat samtal är ett förlorat uppdrag och kunden har en lista med alternativ: hantverkare, låssmeder, bilverkstäder, städfirmor. Det är också tydligt där samtalen kommer i toppar – en vårdcentral klockan 08.00, en verkstad vid däckbytet – och där kön i sig får folk att lägga på.

Så byter ni utan att byta nummer

AI-telefonsvararen kopplas in på samma sätt som en vanlig röstbrevlåda: som vidarekoppling vid obesvarat, upptaget eller utanför öppettider. Telefonen ringer hos er först, precis som i dag. Det är bara det som händer när ingen svarar som ändras.

Abonnemang och operatör är desamma, och vill ni tillbaka stänger ni av vidarekopplingen. Läs mer på sidan om AI-telefonsvarare.