Kan kunden fortsatt legge igjen en vanlig beskjed?

Ja. Vil kunden bare at noen ringer tilbake, tar agenten imot navn, nummer og hva det gjelder, og dere får det som en skriftlig oppsummering. Forskjellen fra et mobilsvar er at agenten spør etter det dere trenger å vite, så dere ikke ringer tilbake uten å vite hva samtalen gjelder.

Hva skjer med samtaler som haster?

Dere bestemmer selv hva som regnes som akutt og hva agenten skal gjøre da, for eksempel ringe den som har vakt eller sende en SMS. Alt annet blir tatt imot og venter til neste arbeidsdag.

Hvor raskt kan vi komme i gang?

Selve oppsettet – nummer, åpningstider og hva agenten skal svare på – tar omtrent ti minutter, og de fleste er i gang samme ettermiddag. Skal agenten kunne mye om virksomheten, regn med en halvtime til.

Blir ikke kundene irriterte av å snakke med en KI?

Det som irriterer, er oftest å ikke komme fram i det hele tatt, eller å henge i en tastemeny. Agenten sier at den er en KI, løser det den kan og setter over når den ikke kan. Lytt på samtalene de første ukene og juster der det skurrer.

Telefonsvarer eller AI-telefonsvarer? Forskjellen og regnestykket

Mobilsvaret tok opp. Kunden la på og ringte neste firma.

En vanlig telefonsvarer tar imot en beskjed – hvis kunden orker å legge igjen en. En AI-telefonsvarer svarer, spør hva det gjelder, booker eller varsler vakta. Her er forskjellen i praksis, når den gamle holder, og hvordan dere regner på om byttet lønner seg.

AvKjell Rune Monsø3. okt. 20266 min lesing

Rørleggeren ligger under en vask når telefonen ringer klokka 11.30. Den går til mobilsvar. Kunden hører et pip, tenker at dette kan vente, og ringer neste firma på lista i stedet. Når rørleggeren hører gjennom mobilsvaret på ettermiddagen, er det ingen beskjed der. Bare et tapt anrop fra et ukjent nummer.

Telefonsvareren gjorde akkurat det den skal. Det var bare ikke det kunden trengte.

Hva som skiller dem

En vanlig telefonsvarer tar opp. Den kan ikke spørre, ikke svare og ikke vurdere. Alt arbeid starter først når noen hører gjennom beskjeden og ringer tilbake – hvis det finnes en beskjed og et nummer å ringe.

En AI-telefonsvarer svarer i stedet med en stemmeagent som fører en ekte samtale:

Den spør hva det gjelder. Adresse, hva som har skjedd, hvor mye det haster. Kunden trenger ikke vite hva som er viktig å si.
Den svarer på det den kan. Åpningstider, priser, om dere tar oppdrag i et bestemt område.
Den vurderer hvor akutt det er etter reglene deres. En vannlekkasje en lørdagskveld skal ikke vente til mandag. Agenten kan varsle den som har vakt.
Den booker. Har dere en kalender, kan kunden få time direkte i samtalen.
Den oppsummerer. I stedet for et lydklipp å høre gjennom får dere en skriftlig oppsummering med navn, nummer og sak.

Forskjellen er ikke at den ene er moderne og den andre gammel. Forskjellen er at kunden får svar mens samtalen fortsatt pågår.

Tell på deres eget mobilsvar først

Før dere bytter noe: ta en uke og tell. Hvor mange tapte anrop fikk dere, og hvor mange beskjeder ble lagt igjen? Mange som møter en telefonsvarer, legger på uten å si noe. Forskjellen mellom de to tallene er kundene dere ikke vet at dere har mistet.

Gjør deretter en grov kalkyle:

Tapte anrop uten beskjed per måned. Fra deres egen samtalelogg.
Andelen av dem som ville blitt et oppdrag. Vær forsiktige her. Ikke alle samtaler er nye kunder.
Hva et oppdrag er verdt i snitt. Det dere fakturerer, ikke bare marginen.

Som regneeksempel, ikke statistikk: si at dere mister 40 anrop i måneden uten beskjed, at hvert tiende ville blitt en jobb, og at en jobb i snitt er verdt 4 000 kr. Da er det 16 000 kr i måneden som går til noen andre. Sammenlign det med hva en AI-telefonsvarer koster for samme volum – hos Threll starter det på 699 kr i måneden pluss 4 kr per minutt, og 40 samtaler på tre minutter blir 120 minutter. Bytt ut tallene med deres egne.

Når en vanlig telefonsvarer holder

Det finnes virksomheter der det ikke lønner seg å bytte, og da er det bedre å la være.

Dere får få samtaler, og alle kan vente. Er de som ringer faste kunder som gjerne legger igjen beskjed og ikke ringer noen andre, gjør telefonsvareren jobben.

Samtalene krever alltid et menneske. Er hver sak en lang rådgivning ingen kan forberede, vinner dere lite på at noen tar imot den først.

Dere har allerede noen som svarer. Har dere en resepsjonist som rekker alle samtalene gjennom hele åpningstiden, er det først og fremst kvelder og helger som står igjen.

Det siste punktet er for øvrig den vanligste måten å begynne på: la agenten ta over bare utenfor åpningstid.

Når det lønner seg å bytte

Det er tydeligst i bransjer der et tapt anrop er et tapt oppdrag og kunden har en liste med alternativer: håndverkere, låsesmeder, bilverksteder, rengjøringsfirmaer. Det er også tydelig der samtalene kommer i topper – et legekontor klokka 08.00, et verksted i dekksesongen – og der selve køen får folk til å legge på.

Slik bytter dere uten å bytte nummer

AI-telefonsvareren kobles på på samme måte som et vanlig mobilsvar: som viderekobling ved ubesvart, opptatt eller utenfor åpningstid. Telefonen ringer hos dere først, akkurat som i dag. Det er bare det som skjer når ingen svarer, som endres.

Abonnement og operatør er de samme, og vil dere tilbake, slår dere av viderekoblingen. Les mer på siden om AI-telefonsvarer.