Kan agenten booke hos en bestemt behandler?

Ja, hvis behandleren har sin egen kalender i EasyPractice. Integrasjonen booker i kalendere, ikke hos ansatte, så agenten spør etter sted eller behandler ut fra kalendernavnene og søker bare etter ledige tider i kalenderen klienten velger.

Hva skjer hvis noen andre booker timen mens klienten er på telefonen?

Agenten sjekker på nytt at tiden er ledig rett før den oppretter bestillingen. Er tiden tatt, oppretter den ingenting, og agenten leter fram nye ledige tider i stedet.

Får klienten en bekreftelse på SMS eller e-post?

Integrasjonen ber ikke EasyPractice om å sende SMS-kvittering, så agenten bekrefter dag, tid og sted muntlig. Sjekk hvilke automatiske meldinger dere har slått på i EasyPractice, og test om de også går ut for timer agenten har booket.

Kan agenten svare på hva en behandling koster?

Ja, for tjenester som er åpne for onlinebooking. Agenten får navn, beskrivelse, varighet og pris på dem fra EasyPractice. Priser og regler som ikke står i EasyPractice, må stå i scriptet eller i dokumentene til agenten.

Kan en AI ta imot timebestillinger på telefon i EasyPractice?

Ja. En stemmeagent som er koblet til EasyPractice, kan finne ledige timer og booke mens klienten er på telefonen – og flytte eller avbestille hvis dere gir den lov. Den booker bare det som er åpent for onlinebooking, og endrer bare timer for den som ringer fra nummeret på klientkortet.

29. okt. 20266 min lesing

Ja. En stemmeagent som er koblet til EasyPractice, kan finne ledige timer og booke en ny time mens klienten er på telefonen – og, hvis dere gir den lov, også flytte eller avbestille en time. Den booker rett i timeboka deres i EasyPractice og ser de samme tjenestene og ledige tidene som onlinebookingen deres viser.

To begrensninger er greie å kjenne til fra start. Agenten kan bare booke tjenester og kalendere dere har gjort tilgjengelige i onlinebooking. Og den flytter eller avbestiller bare en time for den som ringer fra telefonnummeret som står på klientkortet.

Nedenfor går vi gjennom hvordan det fungerer med Threll, som har en ferdig EasyPractice-integrasjon. Andre leverandører kan ha løst det annerledes.

Dette kan agenten gjøre i EasyPractice

Funksjon	Hva som skjer	Betingelse
Hent ledige tider	Finner ledige tider for en tjeneste på en bestemt dag – eller første ledige dag innen 14 dager	Tjenesten er åpen for onlinebooking
Opprett bestilling	Booker timen i en kalender som er ledig på tidspunktet, og legger den på klientkortet	Agenten skal lese opp detaljene og få et ja først
Mine bestillinger	Leser opp de kommende timene til den som ringer, 60 dager fram	Nummeret matcher et klientkort
Endre min bestilling	Flytter timen til en ny tid – agenten sjekker ledige tider først	Samme nummer som på klientkortet til bestillingen
Avbestill min bestilling	Avbestiller timen i EasyPractice	Samme nummer som på klientkortet til bestillingen

Dere velger selv hvilke funksjoner hver agent får bruke. Det kan være lurt å starte med de to første og la en ansatt ta flyttinger og avbestillinger til dere har hørt gjennom et par ukers samtaler.

Slik går en timebestilling på telefon

Eksempel: en fysioterapiklinikk med to adresser og én kalender per adresse i EasyPractice.

Hvem	Hva som blir sagt	Imens i EasyPractice
Agent	«Fysio Nord, du snakker med en AI-assistent. Hva kan jeg hjelpe deg med?»	–
Klient	«Jeg vil gjerne ha en førstegangskonsultasjon.»	Agenten kjenner klinikkens tjenester fra onlinebookingen
Agent	«Vi har klinikk på Grünerløkka og på Majorstuen. Hvor vil du helst komme?»	Tjenesten kan bookes i to kalendere
Klient	«Majorstuen. Gjerne mandag.»	–
Agent	«På mandag har jeg halv ni, ti eller kvart over tre på Majorstuen.»	Henter ledige tider i Majorstuen-kalenderen
Klient	«Kvart over tre.»	–
Agent	«Hva er det fulle navnet ditt? Og skal jeg bruke nummeret du ringer fra?»	–
Agent	«Da har jeg en førstegangskonsultasjon mandag klokka 15.15 på Majorstuen for Kari Solberg. Stemmer det?»	–
Klient	«Ja.»	Sjekker at tiden fortsatt er ledig, finner eller oppretter klienten og oppretter bestillingen
Agent	«Da er timen booket. Vi ses på mandag.»	Timen står i Majorstuen-kalenderen

Tre ting å merke seg. Agenten tilbyr høyst én tid per del av dagen – tidlig morgen, formiddag, ettermiddag og kveld – så klienten slipper å huske en lang liste. Den tilbyr ikke tider som ligger mindre enn to timer fram i tid. Og den er instruert til å lese opp alle detaljene og få et ja før den booker.

Dette spør agenten om

Tjenesten. Agenten kjenner navn, beskrivelse, varighet og pris på tjenestene som er åpne for onlinebooking, så den kan også svare på «hva koster en konsultasjon?».
Sted eller behandler, hvis tjenesten kan bookes i mer enn én kalender – med mindre klienten sier at det er det samme.
Dag og klokkeslett. Har klienten ikke noe ønske, finner agenten første ledige dag innen 14 dager.
Fullt navn. Navnet er det en stemmeagent oftest hører feil, så be den i scriptet om å gjenta navnet.
Telefonnummer. Som utgangspunkt nummeret det ringes fra. Ringer klienten med skjult nummer, må agenten spørre.
E-post og et kort notat kan komme med, men er ikke påkrevd.

Agenten finner klienten på telefonnummeret. Står nummeret allerede på et klientkort, legges timen der; ellers oppretter agenten en ny klient med navn og nummer. Ringer en eksisterende klient fra et annet nummer, får dere altså et duplikat som må slås sammen i EasyPractice.

Oppsett

Gjør EasyPractice klar. Sjekk at tjenestene og kalenderne agenten skal booke i, er tilgjengelige i onlinebooking. Gi kalenderne navn som sier hvor eller hos hvem, for eksempel «Majorstuen – Lise». Integrasjonen booker i en kalender, ikke hos en ansatt, så det er kalendernavnet agenten sier høyt.

Aktiver API-appen i EasyPractice hvis den ikke allerede er slått på: under Apps, i delen Avansert. Ifølge EasyPractice er API-appen gratis.

Koble til i Threll. Under Verktøy velger dere EasyPractice og «Installer og konfigurer». Dere sendes til EasyPractice for å logge inn og gi tilgang – det er ingen API-nøkkel å kopiere.

Velg funksjoner per agent: Hent ledige tider, Opprett bestilling, Mine bestillinger, Endre min bestilling og Avbestill min bestilling.

Skriv resten i scriptet: hva agenten sier når ingen tid passer, hvilke spørsmål den ikke skal svare på, og når den skal sette over.

Ring selv. Book, flytt og avbestill en testtime, og sjekk i EasyPractice at den står i riktig kalender med riktig varighet.

Grenser – og når den setter over

Agenten kan ikke:

booke tilleggstjenester eller flere tjenester i én bestilling,

ta imot betaling,

se journaler – integrasjonen leser bare tjenester, kalendere, ansatte, klienter og bestillinger,

sende SMS-kvittering – integrasjonen ber ikke EasyPractice om å sende en, så agenten bekrefter muntlig,

flytte eller avbestille en time for noen som ringer med skjult nummer eller fra et annet nummer enn det på klientkortet.

Resten bestemmer dere. Agenten kan sette over samtalen til en ansatt, og det er scriptet som avgjør når: akutte smerter, spørsmål om henvisning og refusjon, eller når klienten ber om å få snakke med et menneske. Se hvordan dere designer eskaleringen og hva en AI-resepsjonist på en klinikk aldri skal svare på.

Personopplysninger når dere er en klinikk

En time hos fysioterapeut, psykolog eller kiropraktor kan i seg selv si noe om helse, og helseopplysninger er en særlig kategori etter GDPR artikkel 9. Thrells databehandleravtale sier at kunden bare kan la tjenesten behandle slike opplysninger med gyldig grunnlag og etter å ha vurdert risikoen – blant annet med en vurdering av personvernkonsekvenser (DPIA) der det kreves.

I praksis handler det om tre ting:

Hva agenten leser. Tjenester og kalendernavn, klientlisten (navn og telefonnummer) for å kjenne igjen den som ringer – og med «Mine bestillinger» de kommende timene til den som ringer, inkludert notatet på bestillingen. Skriver dere kliniske merknader i bestillingsnotater, slå av funksjonen eller flytt merknadene til journalen.

Hva agenten skriver. Navn, telefonnummer og eventuelt e-post og et notat. Be den i scriptet om ikke å skrive symptomer i notatet.

Hva Threll lagrer. Opptak, transkripsjoner og telefonnumre kan få en lagringstid per agent.

Hvor samtalen faktisk behandles, avhenger av mer enn leverandørens adresse – adressen er bare ett av seks ledd. Dette er ikke juridisk rådgivning; er dere i tvil om grunnlaget, spør personvernombudet eller en advokat.

Threll.ai kobler stemmeagenter til EasyPractice, så telefonen kan booke mens dere behandler – og dere bestemmer selv hvor mye den får gjøre.