Kan agenten booke hos en bestemt behandler?

Ja, hvis behandleren har sin egen kalender i EasyPractice. Integrationen booker i kalendere, ikke hos medarbejdere, så agenten spørger efter sted eller behandler ud fra kalendernavnene og søger kun ledige tider i den kalender, klienten vælger.

Hvad sker der, hvis en anden booker tiden, mens klienten er i telefonen?

Agenten tjekker igen, at tiden er ledig, lige før den opretter bookingen. Er tiden taget, opretter den ingenting, og agenten finder i stedet nye ledige tider.

Får klienten en bekræftelse på sms eller e-mail?

Integrationen beder ikke EasyPractice om at sende en sms-kvittering, så agenten bekræfter dag, tid og sted mundtligt. Tjek i EasyPractice, hvilke automatiske beskeder I har slået til, og test, om de også går ud for bookinger, der er oprettet af agenten.

Kan agenten svare på, hvad en behandling koster?

Ja, for ydelser der er åbne for onlinebooking. Agenten får navn, beskrivelse, varighed og pris på dem fra EasyPractice. Priser og regler, der ikke står i EasyPractice, skal stå i scriptet eller i agentens dokumenter.

Kan en AI tage imod tidsbestillinger over telefonen i EasyPractice?

Ja. En stemmeagent koblet til EasyPractice kan finde ledige tider og booke, mens klienten er i telefonen – og flytte eller aflyse, hvis I giver den lov. Den booker kun det, der er åbent for onlinebooking, og ændrer kun tider for den, der ringer fra nummeret på klientkortet.

29. okt. 20266 min læsning

Ja. En stemmeagent, der er koblet til EasyPractice, kan finde ledige tider og booke en ny tid, mens klienten er i telefonen – og, hvis I giver den lov, også flytte eller aflyse en tid. Den booker direkte i jeres EasyPractice-kalender og ser de samme ydelser og ledige tider, som jeres onlinebooking viser.

To begrænsninger er gode at kende fra start. Agenten kan kun booke ydelser og kalendere, I har gjort tilgængelige i onlinebooking. Og den flytter eller aflyser kun en tid for den, der ringer fra det telefonnummer, der står på klientkortet.

Nedenfor gennemgår vi, hvordan det fungerer med Threll, som har en færdig EasyPractice-integration. Andre leverandører kan have løst det anderledes.

Det kan agenten gøre i EasyPractice

Funktion	Hvad der sker	Betingelse
Hent ledige tider	Finder ledige tider for en ydelse på en bestemt dag – eller den første ledige dag inden for 14 dage	Ydelsen er åben for onlinebooking
Opret booking	Booker tiden i en kalender, der er ledig på tidspunktet, og lægger den på klientkortet	Agenten skal læse detaljerne op og få et ja først
Mine bookinger	Læser de kommende tider op for den, der ringer, 60 dage frem	Nummeret matcher et klientkort
Omlæg min booking	Flytter tiden til en ny tid – agenten tjekker ledige tider først	Samme nummer som på bookingens klientkort
Annuller min booking	Aflyser tiden i EasyPractice	Samme nummer som på bookingens klientkort

I vælger selv, hvilke funktioner hver agent må bruge. Det kan være en god idé at starte med de to første og lade en medarbejder tage ombookinger og aflysninger, indtil I har lyttet til et par ugers opkald.

Sådan forløber en booking over telefonen

Eksempel: en fysioterapiklinik med to adresser og én kalender pr. adresse i EasyPractice.

Hvem	Der bliver sagt	Imens i EasyPractice
Agent	»Fysio Nord, du taler med en AI-assistent. Hvad kan jeg hjælpe med?«	–
Klient	»Jeg vil gerne have en førstegangskonsultation.«	Agenten kender klinikkens ydelser fra onlinebookingen
Agent	»Vi har klinik på Nørrebro og i Valby. Hvor vil du helst komme?«	Ydelsen kan bookes i to kalendere
Klient	»Valby. Gerne på mandag.«	–
Agent	»På mandag har jeg halv ni, ti eller kvart over tre i Valby.«	Henter ledige tider i Valby-kalenderen
Klient	»Kvart over tre.«	–
Agent	»Hvad er dit fulde navn? Og skal jeg bruge det nummer, du ringer fra?«	–
Agent	»Så har jeg en førstegangskonsultation mandag kl. 15.15 i Valby til Mette Kjærgaard. Stemmer det?«	–
Klient	»Ja.«	Tjekker, at tiden stadig er ledig, finder eller opretter klienten og opretter bookingen
Agent	»Så er du booket. Vi ses på mandag.«	Bookingen står i Valby-kalenderen

Tre ting at lægge mærke til. Agenten tilbyder højst én tid pr. del af dagen – tidlig morgen, formiddag, eftermiddag og aften – så klienten ikke skal huske en lang liste. Den tilbyder ikke tider, der ligger mindre end to timer frem. Og den er instrueret i at læse alle detaljer op og få et ja, før den booker.

Det spørger agenten om

Ydelsen. Agenten kender navn, beskrivelse, varighed og pris på de ydelser, der er åbne for onlinebooking, så den kan også svare på »hvad koster en konsultation?«.
Sted eller behandler, hvis ydelsen kan bookes i mere end én kalender – medmindre klienten siger, at det er lige meget.
Dag og tidspunkt. Har klienten ikke et ønske, finder agenten den første ledige dag inden for 14 dage.
Fulde navn. Navne er det, en stemmeagent oftest hører forkert, så bed den i scriptet om at gentage navnet.
Telefonnummer. Som udgangspunkt nummeret, der ringes fra. Ringer klienten med skjult nummer, skal agenten spørge.
E-mail og en kort note kan komme med, men er ikke påkrævet.

Agenten finder klienten på telefonnummeret. Står nummeret allerede på et klientkort, lægges bookingen dér; ellers opretter agenten en ny klient med navn og nummer. Ringer en eksisterende klient fra et andet nummer, får I altså en dublet, som skal flettes i EasyPractice.

Opsætning

Gør EasyPractice klar. Tjek, at de ydelser og kalendere, agenten skal booke i, er tilgængelige i onlinebooking. Giv kalenderne navne, der siger hvor eller hos hvem, fx »Valby – Lise«. Integrationen booker i en kalender, ikke hos en medarbejder, så det er kalendernavnet, agenten siger højt.

Aktivér API-appen i EasyPractice, hvis den ikke allerede er slået til: under Apps, i afsnittet Avanceret. Ifølge EasyPractice er API-appen gratis.

Tilslut i Threll. Under Værktøjer vælger I EasyPractice og »Installer og konfigurer«. I bliver sendt til EasyPractice for at logge ind og give adgang – der er ingen API-nøgle at kopiere.

Vælg funktioner pr. agent: Hent ledige tider, Opret booking, Mine bookinger, Omlæg min booking og Annuller min booking.

Skriv resten i scriptet: hvad agenten siger, når ingen tid passer, hvilke spørgsmål den ikke skal svare på, og hvornår den stiller om.

Ring selv. Book, flyt og aflys en testtid, og se efter i EasyPractice, at den står i den rigtige kalender med den rigtige varighed.

Grænser – og hvornår den stiller om

Agenten kan ikke:

booke tilvalg eller flere ydelser i én booking,

tage imod betaling,

se journaler – integrationen læser kun ydelser, kalendere, medarbejdere, klienter og bookinger,

sende en sms-kvittering – integrationen beder ikke EasyPractice om at sende en, så agenten bekræfter mundtligt,

flytte eller aflyse en tid for nogen, der ringer med skjult nummer eller fra et andet nummer end det på klientkortet.

Resten bestemmer I. Agenten kan stille opkaldet om til en medarbejder, og det er scriptet, der afgør hvornår: akutte smerter, spørgsmål om henvisning og tilskud, eller når klienten beder om et menneske. Se hvordan I designer eskaleringen og hvad en AI-receptionist på en klinik aldrig bør svare på.

Persondata, når I er en klinik

En booking hos en fysioterapeut, psykolog eller kiropraktor kan i sig selv sige noget om helbred, og helbredsoplysninger er en særlig kategori efter GDPR artikel 9. Thrells databehandleraftale siger, at kunden kun må lade tjenesten behandle den slags oplysninger med et gyldigt grundlag og efter at have vurderet risikoen – herunder en konsekvensanalyse (DPIA), hvor den kræves.

I praksis handler det om tre ting:

Hvad agenten læser. Ydelser og kalendernavne, klientlisten (navn og telefonnummer) til at genkende den, der ringer – og med »Mine bookinger« de kommende tider for den, der ringer, inklusive noten på bookingen. Skriver I kliniske bemærkninger i bookingnoter, så slå funktionen fra eller flyt bemærkningerne til journalen.

Hvad agenten skriver. Navn, telefonnummer og eventuelt e-mail og en note. Bed den i scriptet om ikke at skrive symptomer i noten.

Hvad Threll gemmer. Optagelser, transskriptioner og telefonnumre kan få en opbevaringstid pr. agent.

Hvor samtalen faktisk behandles, afhænger af mere end leverandørens adresse – adressen er kun ét af seks led. Dette er ikke juridisk rådgivning; er I i tvivl om grundlaget, så spørg jeres databeskyttelsesrådgiver eller en advokat.

Threll.ai kobler stemmeagenter til EasyPractice, så telefonen kan booke, mens I behandler – og I bestemmer selv, hvor meget den må.